วันพุธที่ 31 ตุลาคม พ.ศ. 2555

การจัดการโครงการ ตอนที่ 7 การวิเคราะห์โครงการ (Project Appraisal

        การวิเคราะห์โครงการ หรือ Project appraisal เป็นขั้นตอนที่จะศึกษารายละเอียดต่าง ๆ เช่น ต้นทุน ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เปรียบเทียบกับผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ ตลอดจนปัจจัยด้านต่าง ๆ ที่จะมีผลต่อการดำเนินการว่าจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายหรือไม่เพียงใด ทั้งนี้เพื่อคัดเลือกโครงการที่ดีที่สุดเข้าไว้ในแผน
            โดยทั่วไปแล้วการวิเคราะห์โครงการจะศึกษาองค์ประกอบต่าง ๆ ดังนี้
1.      การวิเคราะห์ทางด้านอุปสงค์ เป็นการวิเคราะห์และคาดคะเนความต้องการให้ผลผลิตของโครงการที่ต้องการจะให้เกิดขึ้นจากโครงการนั้น โดยทั่วไปจะวิเคราะห์กรณีต่าง ๆ ดังนี้
1.1  วิเคราะห์ข้อมูลในอดีตเพื่อดูความต้องการในขณะนั้น
1.2  วิเคราะห์ความต้องการในอนาคตเพื่อดูแนวโน้มความต้องการที่จะเกิดขึ้น
1.3  วิเคราะห์กิจกรรมที่มีอยู่จะสนองความต้องการได้มากน้อยเพียงใด
2.      การวิเคราะห์ทางเทคนิค เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมที่จะนำมาใช้ปฏิบัติในโครงการนั้น โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับกรณีต่าง ๆ ดังนี้
2.1  วิเคราะห์หาแนวความคิดใหม่ ๆ ที่จะนำมาใช้กับโครงการ
2.2  วิเคราะห์หาแนวทางแก้ไขปัญหา อุปสรรคของโครงการ
2.3  วิเคราะห์หาความเหมาะสมหรือความเป็นไปได้ของโครงการ
3.      การวิเคราะห์ทางด้านการเมือง เป็นการวิเคราะห์ถึงบทบาททางการเมืองที่จะเข้ามามีอิทธิพลต่อโครงการ
4.      การวิเคราะห์ทางด้านเศรษฐกิจ เป็นการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจว่าโครงการนั้นให้ผลตอบแทนได้มากหรือน้อยเพียงใดเพื่อจะได้วางแผนการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งโดยทั่วไปจะพิจารณากรณีต่าง ๆ ดังนี้
4.1  ปริมาณการลงทุนและผลตอบแทน
4.2  ระยะเวลาคืนทุน
4.3  อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน
5.      การวิเคราะห์ทางด้านการเงิน เป็นการวิเคราะห์ถึงการลงทุนและผลตอบแทนของโครงการ ซึ่งรวมถึงการวางแผนทางด้านการเงินที่เหมาะสมกับโครงการนั้น ซึ่งแนวทางการวิเคราะห์ทางด้านการเงินจะประกอบด้วยกรณีต่าง ๆ ดังนี้
5.1  การคาดคะเนการเงินของโครงการ
5.2  การวิเคราะห์ความสามารถให้เกิดผลผลิตสูงสุด
5.3  การประเมินผลตอบแทนทางการเงิน
5.4  แหล่งที่มาของเงินทุน
5.5  ปัญหาด้านการเงินอื่น ๆ
6.      การวิเคราะห์ด้านการบริหาร เป็นการวิเคราะห์เพื่อพิจารณาว่าโครงการนั้นได้มีระบบการบริหารที่เอื้ออำนวยหรือเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของโครงการหรือไม่เพียงใด
7.      การวิเคราะห์ทางด้านสิ่งแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ถึงสภาพต่าง ๆ ที่เป็นผลมาจากสิ่งแวดล้อมหรือกลุ่มอิทธิพลในด้านต่าง ๆ เพื่อให้รู้ว่าสิ่งแวดล้อมหรือกลุ่มอิทธิพลต่าง ๆ เหล่านั้นจะมีผลต่อการดำเนินโครงการอย่างไร

วันอาทิตย์ที่ 28 ตุลาคม พ.ศ. 2555

การจัดการโครงการ ตอนที่ 6 วงจรโครงการของ Rondinelli

        Prof. Dr. Denis A. Rondinelli นักวิชาการผู้มีชื่อเสียงด้านการบริหารได้ให้แนวคิดเกี่ยวกับวงจรโครงการเอาไว้ 6 ขั้นตอน ดังนี้
1.      การระบุโครงการ (Project identification) คือ การชี้ปัญหา หลักการ เหตุผล ชื่อ วัตถุประสงค์ของโครงการที่ต้องกำหนดขึ้น
2.      การศึกษาและจัดเตรียมโครงการ (Project preparation) คือ การรวบรวม วิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้ในโครงการ
3.      การควบคุมตรวจสอบโครงการ (Project appraisal) คือ การที่คณะผู้จัดทำโครงการและผู้เกี่ยวข้องทำการวิเคราะห์ พิจารณาทุกลักษณะของโครงการอย่างละเอียดก่อนนำไปปฏิบัติ โดยจุดที่ต้องได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษคือ วิธีการดำเนินงาน หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สภาวะทางเศรษฐกิจ การสนับสนุนทางการเงิน
4.      การตัดสินใจเลือกโครงการ (Project decision) คือ การตัดสินใจนำโครงการที่ผ่านการวิเคราะห์แล้วไปนำเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติดำเนินการ
5.      การนำโครงการไปปฏิบัติ (Project implementation) คือ การจำแนกกิจกรรมโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ แล้วมอบหมายให้เป็นความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงาน กำหนดตัวบุคคลและวิธีการทำงาน การนำโครงการไปปฏิบัติจะต้องเป็นไปตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ และมีการควบคุมตรวจสอบเพื่อป้องกันตความผิดพลาด
6.      การประเมินผลโครงการ (Project evaluation) คือ การวิเคราะห์ผลการดำเนินงานว่าเป็นไปตามมาตรฐานหรือเป้าหมายที่กำหนดมากน้อยเพียงใดทั้งด้านปริมาณและคุณภาพของงาน อย่างไรก็ตาม การประเมินผลอาจทำได้ในหลาย ๆ ขั้นตอน เช่น ประเมินผลก่อนเริ่มดำเนินงาน ในระหว่างการดำเนินงาน และภายหลังจากโครงการสิ้นสุดลงก็ได้

วันศุกร์ที่ 26 ตุลาคม พ.ศ. 2555

การจัดการโครงการ ตอนที่ 5 วงจรชีวิตของโครงการ (Project Life Cycle)

ส่วนประกอบและวงจรของโครงการ (Project Life Cycle)
            โครงการใด ๆ ที่กำหนดขึ้นย่อมต้องประกอบด้วยขั้นตอนการรวบรวมความคิดเพื่อการสร้างโครงการ จนกระทั่งถึงส่วนประกอบสุดท้ายที่เป็นการควบคุมและการประเมินผล ได้มีนักวิชาการและนักปฏิบัติการหลายท่านได้ให้แนวคิดเกี่ยวกับวงจรโครงการไว้ ดังนี้

Gray and Larson (2000) แสดงวงจรชีวิตของโครงการแบ่งออกเป็น 4 ขั้น ได้แก่

1. ขั้นกำหนดโครงการ (definitions) เป็นขั้นเริ่มต้นโครงการ ระดับความพยายามในขั้นนี้เริ่มขึ้นอย่างช้า ๆ งานในขั้นนี้ประกอบด้วยการระบุขอบเขตหรือคุณสมบัติเฉพาะโครงการ กำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ ระบุงานสำคัญ ๆ ที่ต้องทำและกำหนดผู้รับผิดชอบ และจัดกลุ่มคนร่วมงาน
2. ขั้นการวางแผนโครงการ (planning) เป็นขั้นที่ระดับความพยายามในขั้นนี้สูงขึ้น มีการจัดทำแผนโครงการ กำหนดเวลาของงานต่าง ๆ ทรัพยากรที่ต้องการ คุณภาพของงาน และงบประมาณที่ต้องการ
3. ขั้นปฏิบัติการโครงการ (execution) เป็นขั้นที่ระดับความพยายามสูงขึ้นมากในระยะต้นของขั้นนี้ เพราะมีการปฏิบัติงานต่าง ๆ ของโครงการ โครงการเป็นรูปร่างทั้งทางด้านกายภาพ และทางด้านจิตใจ มีมาตรการในการควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามเวลา ต้นทุน และผลงานที่ระบุ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้นบ้าง มีการจัดทำรายงานและตรวจสอบงานเป็นระยะ ๆ และระดับความพยายามจะลดลงในระยะปลาย ๆ ขั้น
            4. ขั้นส่งมอบโครงการ (delivery) งานในขั้นนี้ประกอบด้วยงานที่สำคัญ 2 งาน คือ งานที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลผลิตให้ลูกค้า (customer) หรือผู้ใช้ (user) และงานที่เกี่ยวกับการยุติโครงการ

Cleland and King ได้กล่าวถึงขั้นตอนตามวงจรชีวิตของโครงการ เป็น 5 ขั้นด้วยกันดังนี้

1. ขั้นความคิดริเริ่มโครงการ (conceptual phase) เป็นการริเริ่มแนวคิดโครงการอย่าง กว้าง ๆ วิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับความเสี่ยงและผลกระทบต่อเวลา ต้นทุนค่าใช้จ่าย และการทำงาน รวมทั้งผลกระทบต่อทรัพยากรขององค์กร วิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการที่เป็นทางเลือกเพื่อหาคำตอบเบื้องต้นว่าควรจะทำโครงการหรือไม่
2. ขั้นกำหนดโครงการ (definition phase) เป็นขั้นที่สองของวงจรชีวิตของโครงการ เป็นขั้นวิเคราะห์โครงการให้ลึกลงไปว่า โครงการนั้นจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง มากน้อยเท่าใด รวมทั้งกำหนดเวลา ต้นทุนค่าใช้จ่าย และผลงานที่ต้องการให้แน่นอนและสมจริง กำหนดปัจจัยอื่น ๆ ที่ต้องการเพื่อสนับสนุนให้โครงการเกิดขึ้นและดำเนินไปได้ เช่น นโยบายขององค์กร งบประมาณ วิธีการทำงาน เป็นต้น ระบุปัญหาข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ ระบุความเสี่ยงและความไม่แน่นอนของโครงการด้วย
3. ขั้นผลิต (production phase) เป็นขั้นที่ได้จัดทำแผนโครงการโดยละเอียด ระบุทรัพยากร และวิธีการบริหารทรัพยากรที่ต้องการเพื่อสนับสนุนกระบวนการผลิต เช่น สินค้า คงคลัง วัตถุดิบ แรงงาน ทุน เป็นต้น เริ่มทำการผลิต ก่อสร้าง หรือติดตั้งเครื่องจักร มีการจัดทำคู่มือเป็นการปฏิบัติงาน และแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ ให้พร้อมใช้งาน เช่น แบบฟอร์มการเบิกจ่ายเงิน บันทึกเวลาทำงาน การเบิกจ่ายพัสดุ เป็นต้น
4. ขั้นปฏิบัติการ (operational phase) ในขั้นนี้จะเกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ เช่น มีการใช้ผลงานของโครงการ โดยผู้ใช้อาจอยู่ในองค์กรเอง หรือเป็นลูกค้าขององค์กรก็ได้ ประสานผลงานของโครงการเข้ากับองค์กรที่เป็นเจ้าของ เช่น ถ้าผลงานของโครงการคือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ในขั้นนี้จะต้องมีการประสานผลิตภัณฑ์ใหม่ของโครงการเข้ากับแผนกหรือฝ่ายต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อการนำผลิตภัณฑ์เข้าสู่ตลาดตามวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ มีการประเมินโครงการทางด้านเทคนิค ด้านเศรษฐกิจและสังคม และประเมินระบบสนับสนุนต่างๆ ว่าเพียงพอต่อการปฏิบัติจริง ๆ ตามแผนโครงการหรือไม่
            5. ขั้นปิดโครงการ (Divestment phase) ในขั้นสุดท้ายของวงจรชีวิตโครงการนี้คือ การยุติโครงการ มีการถอนทรัพยากร (เช่น คน เครื่องจักร) คืนองค์กรหรือโยกย้ายไปโครงการอื่นๆ สรุปบทเรียนที่ได้จากโครงการเพื่อการพัฒนาโครงการอื่น