วันพุธที่ 29 สิงหาคม พ.ศ. 2555

การจัดการโครงการ ตอนที่ 3 การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ

การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ
เพื่อให้การปฏิบัติโครงการบังเกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด ผู้ที่เกี่ยวข้องควรจะมีการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการตามขั้นตอนดังนี้
1.    พิจารณาหรือกำหนดปัญหา เป็นการวิเคราะห์สภาพปัญหา เพื่อกำหนดเป็นวัตถุประสงค์สำหรับการจัดทำแผน การวิเคราะห์ปัญหาจะต้องพิจารณาถึงสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ คือ
1.1  สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ ได้แก่ สภาพแวดล้อมทางด้านการเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี ตลอดจนกลุ่มอิทธิพลต่าง ๆ ที่จะมีผลต่อโครงการทั้งโดยตรงและโดยอ้อม
1.2  สภาพแวดล้อมภายในองค์การ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมที่จะก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์การ เช่น โครงสร้างองค์การ การบริหาร ทรัพยากร ความสามารถของบุคลากร
2.     กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ เป็นการกำหนดจุดหมายปลายทางที่ต้องการให้เกิดจากการปฏิบัติโครงการ เพื่อประโยชน์ในด้านการกำหนดทิศทางของการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง และมีความเป็นไปได้ในการปฏิบัติที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
การกำหนดวัตถุประสงค์ให้ยึดหลัก “SMART
3.     กำหนดกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติโครงการ เป็นการกำหนดขั้นตอนของการปฏิบัติเพื่อให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายของโครงการที่ได้กำหนดไว้ กิจกรรมที่ดีควรจะต้องเป็นกิจกรรมที่สามารถปฏิบัติให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ และครอบคลุมถึงรายละเอียดที่สำคัญและจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน
แนวทางการกำหนดกิจกรรม
3.1  รวบรวมข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติงาน
3.2  วิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับนำมาใช้ในการกำหนดกิจกรรม
3.3  สร้างรูปแบบหรือขั้นตอนการดำเนินงานแต่ละกิจกรรม (Model)
3.4  กำหนดหลักเกณฑ์ (Criteria) ในการจัดการดำเนินงานของแต่ละกิจกรรม
3.5  กำหนดทรัพยากรและค่าใช้จ่ายของการดำเนินงาน
3.6  ทดสอบความเป็นไปได้ของแต่ละกิจกรรม
3.7  ตั้งเงื่อนไขหรือข้อกำหนดเบื้องต้นที่จะใช้ปฏิบัติกิจกรรม (ถ้ามี)
3.8  กำหนดกิจกรรมหรือทางเลือกที่จะใช้ปฏิบัติของโครงการ
4.     เลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติ เป็นการศึกษาเพื่อดูว่าจำนวนกิจกรรมที่มีอยู่ควรจะกำหนดความสำคัญก่อนหลัง หรือลำดับของกิจกรรมที่จะนำไปใช้ในการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และสามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางการพิจารณาเลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรม
4.1  จะมีผลสนับสนุนการดำเนินงานของโครงการมาหรือน้อยเพียงใด
4.2  จะมีผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการได้มากหรือน้อยเพียงใด
4.3  จะมีผลต่อความก้าวหน้าหรือขยายกิจการของโครงการได้มากน้อยเพียงใด
4.4  เป็นกิจกรรมที่สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของโครงการมากหรือน้อยเพียงใด
4.5  ผลงานที่เกิดขึ้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อเนื่องในกิจกรรมอื่นได้มากหรือน้อยเพียงใด
5.     กำหนดแผนปฏิบัติ เป็นการกำหนดลำดับของกิจกรรมที่แสดงถึงความเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงของแต่ละกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินโครงการอย่างครบวงจร การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการนับเป็นส่วนที่สำคัญอย่างหนึ่ง เพราะจะเป็นการแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการพร้อมทั้งขั้นตอนสำหรับปฏิบัติอย่างเป็นระบบ ซึ่งทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ได้โดยง่ายและบรรลุวัตถุประสงค์

วันจันทร์ที่ 27 สิงหาคม พ.ศ. 2555

การจัดการโครงการ ตอนที่ 2 การบริหารโครงการ

วิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี (2549) ได้ให้ความหมายของการบริหารโครงการว่า เป็นการวางแผนและการบริหารทรัพยากรใด ๆ ทั้งตัวมนุษย์ และในเรื่องของงานโดยคาดคะเนทิศทางของโครงการตั้งแต่วันที่เริ่มต้นจนถึงวันเสร็จงาน รวมถึงการกำหนดช่วงเวลาในการปฏิบัติงาน ที่จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ และสามารถที่จะประมาณราคาของโครงการได้
รัตนา สายคณิต (2547) ได้สรุปความหมายของการบริหารโครงการ หมายถึง การทำหน้าที่ต่าง ๆ ทางด้านการบริหารได้แก่การวางแผน การจัดองค์กร การบังคับบัญชา การประสาน-งาน และการควบคุมการใช้ทรัพยากรของโครงการ เพื่อให้โครงการดำเนินไปได้และบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้
จากความหมายของการบริหารโครงการที่กล่าวเบื้องต้นแล้วนั้น สรุปได้ว่า การบริหารโครงการจึงเป็นการจัดการ การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสมและสมบูรณ์ที่สุด เพื่อให้การดำเนินโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยที่ทรัพยากรที่ต้องจัดการในที่นี้หมายถึงบุคลากร รวมถึงความเชี่ยวชาญและความสามารถที่มีอยู่ ความร่วมมือของทีมงาน เครื่องมือ เครื่องใช้ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ตลอดจนข้อมูลระบบงานเทคนิค เงินทุน และเวลา
ความจำเป็นในการวางแผนงาน
โครงการเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของแผนงาน แผนแต่ละแผนจะประกอบไปด้วยโครงการที่ต้องครอบคลุมงานทุกส่วนของแผน แผนไม่สามารถจะดำเนินไปได้ หรือดำเนินไปได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพหากแผนนั้นขาดโครงการหรือมีโครงการแต่ไม่ครอบคลุมงานที่จะต้องทำ ถ้าจะกล่าวโดยสรุป ก็อาจถือได้ว่าวัตถุประสงค์หนึ่งหรือจุดมุ่งหมายหนึ่งของแผนก็คือโครงการหนึ่งนั้นเอง
โครงการทุกโครงการจะต้องมีเป้าหมายและวิธีการที่ชัดเจน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายของโครงการ หากรายการปฏิบัติงานหรือโครงการมีความชัดเจนแล้ว ย่อมทำให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนโครงการมีกระบวนการและขั้นตอนเช่นเดียวกับกระบวนการวางแผนโดยทั่วไป คือประกอบด้วยกระบวนการ การกำหนดวัตถุประสงค์ การรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูล การค้นหาโอกาสและการพิจารณาถึงอุปสรรค ปัญหา การพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่เป็นไปได้ การเลือกแนวทางที่ดีที่สุด และกระบวนการตรวจสอบ ประเมินผลโครงการ
           การวางแผนโครงการมีความจำเป็นต่อแผนการปฏิบัติงานดังนี้
1.             ช่วยให้แผนมีความชัดเจน
2.             ช่วยให้การปฏิบัติตามแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3.             ช่วยให้มีทรัพยากรใช้อย่างพอเพียง
4.             ช่วยให้แผนมีความเป็นไปได้สูง
5.             ช่วยลดความขัดแย้งและขจัดความซ้ำซ้อนในหน้าที่ความรับผิดชอบ
6.             สร้างทัศนคติที่ดีต่อบุคลากรในหน่วยงาน
7.             สร้างความมั่นคงให้กับแผนและสร้างความมั่นใจให้กับคณะทำงาน
8.             การควบคุมแผนงานทำได้ง่ายและไม่ซับซ้อน
            ความจำเป็นของการวางแผนโครงการอาจเป็นไปได้มาก แต่จุดสำคัญคือ เพื่อทำให้แผนมีความชัดเจนและเป็นแผนที่มีรายละเอียดนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างแท้จริง โครงการทุกโครงการควรต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของแผน และมีความเหมาะสม รัดกุมกับสภาพของงาน จึงจะทำให้แผนงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

วันศุกร์ที่ 24 สิงหาคม พ.ศ. 2555

การจัดการโครงการ ตอนที่ 1 ความหมายของโครงการ (Project)

แนวคิดเกี่ยวกับโครงการและการบริหารโครงการ
คำ ๆ หนึ่งที่เราพูดกันบ่อย ๆ ในการทำงานหรือในการพูดคุยกันก็คือคำว่า “โครงการ” หรือ “Project” จนคำนี้กลายเป็นคำธรรมดาสามัญที่ใคร ๆ ก็พูดกันได้ทุกวัน แต่เราจะรู้หรือไม่ว่าคำว่า “โครงการ” แท้จริงแล้วมันมีความหมายว่าอะไร
ความหมายของโครงการ (Project)
            มีผู้ให้ความหมายของคำว่า “โครงการ” ดังต่อไปนี้
            Giddies (1959:89) กิจกรรมของหน่วยงานหนึ่งในองค์การที่มุ่งดำเนินการเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งมีทั้งเวลา งบประมาณ และวิธีการดำเนินการเป็นตัวกำกับ
            Hirschman (1967:1) การลงทุนอย่างหนึ่งที่มีวัตถุประสงค์ ขนาดการดำเนินงาน สถานที่ตั้ง แนวคิดในการดำเนินงาน และมีผลต่อการพัฒนาต่อไปอย่างชัดเจน โดยโครงการมีฐานะเป็นส่วนประกอบอันสำคัญของกระบวนการพัฒนา
            Solomon (1970:946) กิจกรรมขนาดเล็กที่สุด ที่สามารถจำแนก วิเคราะห์เพื่อการวางแผนและการบริหารได้
            Anderson and Ball (1978:34) กิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องมีการลงทุนในการดำเนินงาน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อการเปลี่ยนแปลงและเพื่อการแก้ปัญหาสังคม ทางเศรษฐกิจและการเมือง
            ประชุม รอดประเสริฐ (2529, หน้า 5) โครงการเป็นแผนงานที่จัดทำขึ้นอย่างมีระบบ โดยประกอบด้วยกิจกรรมย่อยหลายกิจกรรมที่ต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินงาน และคาดหวัง ที่จะได้รับผลตอบแทนอย่างคุ้มค่า แผนงานนี้จะต้องมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดในการดำเนินงานจะต้องมี วัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายอย่างชัดเจน จะต้องมีพื้นที่ในการดำเนินงานเพื่อให้บริการและสนอง ความต้องการของกลุ่มบุคคลในพื้นที่นั้น และจะต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานรับผิดชอบในการดำเนินงาน
          
           ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า โครงการ หมายถึง การดำเนินงานหรือกิจกรรมที่มีความสลับซับซ้อนที่ไม่เป็นงานประจำวัน มีการดำเนินงานในเวลาใดเวลาหนึ่งหรือมีการกำหนดระยะเวลา งบประมาณ ทรัพยากรการบริหาร และมีการออกแบบแนวทางการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ที่มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้า หรือผู้บริโภค เป็นสำคัญ ซึ่งองค์การโดยทั่วไปจะมีการกำหนดเป้าหมายที่มุ่งให้โครงการสามารถ ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า ในขณะที่โครงการจะมีการดำเนินงานควบคู่ไปกับงานประจำขององค์การด้วย แต่โครงการจะมีความแตกต่างออกไปจากหน้าที่ปฏิบัติปกติ สำหรับลักษณะของ โครงการ ได้แก่ มีการกำหนดวัตถุประสงค์ มีการระบุช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการ บุคลากร ที่มีความเชี่ยวชาญพิเศษจากฝ่ายต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการปฏิบัติ มีการดำเนินกิจกรรมที่ไม่เคย ปฏิบัติมาก่อน รวมทั้งมีการใช้เงินทุน เวลา และการปฏิบัติการ เป็นต้น
โครงการจึงเป็นกิจกรรมที่ได้รับการจัดทำขึ้นแล้วนำไปดำเนินการเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายของแผนงานที่ได้กำหนดไว้ โครงการทุกโครงการที่กำหนดขึ้นจะต้องสอดคล้องและสนับสนุนแผนงาน มีรูปแบบการดำเนินงานที่ได้จัดเตรียมได้อย่างมีระบบ การดำเนินงานของโครงการจะต้องเป็นที่ตกลงยอมรับและรับรู้กันทุกฝ่าย โครงการทุกโครงการจะต้องมีผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ รวมทั้งจะต้องได้รับการสนับสนุนเอาใจใส่ดูแลจากผู้เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ และที่สำคัญโครงการจะต้องได้รับการตรวจสอบและการประเมินอย่างจริงจัง ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานของโครงการบรรลุถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด