การจัดการโครงการ ตอนที่ 2 การบริหารโครงการ

วิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี (2549) ได้ให้ความหมายของการบริหารโครงการว่า เป็นการวางแผนและการบริหารทรัพยากรใด ๆ ทั้งตัวมนุษย์ และในเรื่องของงานโดยคาดคะเนทิศทางของโครงการตั้งแต่วันที่เริ่มต้นจนถึงวันเสร็จงาน รวมถึงการกำหนดช่วงเวลาในการปฏิบัติงาน ที่จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ และสามารถที่จะประมาณราคาของโครงการได้

รัตนา สายคณิต (2547) ได้สรุปความหมายของการบริหารโครงการ หมายถึง การทำหน้าที่ต่าง ๆ ทางด้านการบริหารได้แก่การวางแผน การจัดองค์กร การบังคับบัญชา การประสาน-งาน และการควบคุมการใช้ทรัพยากรของโครงการ เพื่อให้โครงการดำเนินไปได้และบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้

จากความหมายของการบริหารโครงการที่กล่าวเบื้องต้นแล้วนั้น สรุปได้ว่า การบริหารโครงการจึงเป็นการจัดการ การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสมและสมบูรณ์ที่สุด เพื่อให้การดำเนินโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยที่ทรัพยากรที่ต้องจัดการในที่นี้หมายถึงบุคลากร รวมถึงความเชี่ยวชาญและความสามารถที่มีอยู่ ความร่วมมือของทีมงาน เครื่องมือ เครื่องใช้ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ตลอดจนข้อมูลระบบงานเทคนิค เงินทุน และเวลา

ความจำเป็นในการวางแผนงาน

โครงการเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของแผนงาน แผนแต่ละแผนจะประกอบไปด้วยโครงการที่ต้องครอบคลุมงานทุกส่วนของแผน แผนไม่สามารถจะดำเนินไปได้ หรือดำเนินไปได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพหากแผนนั้นขาดโครงการหรือมีโครงการแต่ไม่ครอบคลุมงานที่จะต้องทำ ถ้าจะกล่าวโดยสรุป ก็อาจถือได้ว่าวัตถุประสงค์หนึ่งหรือจุดมุ่งหมายหนึ่งของแผนก็คือโครงการหนึ่งนั้นเอง

โครงการทุกโครงการจะต้องมีเป้าหมายและวิธีการที่ชัดเจน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายของโครงการ หากรายการปฏิบัติงานหรือโครงการมีความชัดเจนแล้ว ย่อมทำให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนโครงการมีกระบวนการและขั้นตอนเช่นเดียวกับกระบวนการวางแผนโดยทั่วไป คือประกอบด้วยกระบวนการ การกำหนดวัตถุประสงค์ การรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูล การค้นหาโอกาสและการพิจารณาถึงอุปสรรค ปัญหา การพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่เป็นไปได้ การเลือกแนวทางที่ดีที่สุด และกระบวนการตรวจสอบ ประเมินผลโครงการ

           การวางแผนโครงการมีความจำเป็นต่อแผนการปฏิบัติงานดังนี้

1.             ช่วยให้แผนมีความชัดเจน

2.             ช่วยให้การปฏิบัติตามแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

3.             ช่วยให้มีทรัพยากรใช้อย่างพอเพียง

4.             ช่วยให้แผนมีความเป็นไปได้สูง

5.             ช่วยลดความขัดแย้งและขจัดความซ้ำซ้อนในหน้าที่ความรับผิดชอบ

6.             สร้างทัศนคติที่ดีต่อบุคลากรในหน่วยงาน

7.             สร้างความมั่นคงให้กับแผนและสร้างความมั่นใจให้กับคณะทำงาน

8.             การควบคุมแผนงานทำได้ง่ายและไม่ซับซ้อน

            ความจำเป็นของการวางแผนโครงการอาจเป็นไปได้มาก แต่จุดสำคัญคือ เพื่อทำให้แผนมีความชัดเจนและเป็นแผนที่มีรายละเอียดนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างแท้จริง โครงการทุกโครงการควรต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของแผน และมีความเหมาะสม รัดกุมกับสภาพของงาน จึงจะทำให้แผนงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

การจัดการโครงการ ตอนที่ 1 ความหมายของโครงการ (Project)

แนวคิดเกี่ยวกับโครงการและการบริหารโครงการ

คำ ๆ หนึ่งที่เราพูดกันบ่อย ๆ ในการทำงานหรือในการพูดคุยกันก็คือคำว่า “โครงการ” หรือ “Project” จนคำนี้กลายเป็นคำธรรมดาสามัญที่ใคร ๆ ก็พูดกันได้ทุกวัน แต่เราจะรู้หรือไม่ว่าคำว่า “โครงการ” แท้จริงแล้วมันมีความหมายว่าอะไร

ความหมายของโครงการ (Project)

            มีผู้ให้ความหมายของคำว่า “โครงการ” ดังต่อไปนี้

            Giddies (1959:89) กิจกรรมของหน่วยงานหนึ่งในองค์การที่มุ่งดำเนินการเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งมีทั้งเวลา งบประมาณ และวิธีการดำเนินการเป็นตัวกำกับ

            Hirschman (1967:1) การลงทุนอย่างหนึ่งที่มีวัตถุประสงค์ ขนาดการดำเนินงาน สถานที่ตั้ง แนวคิดในการดำเนินงาน และมีผลต่อการพัฒนาต่อไปอย่างชัดเจน โดยโครงการมีฐานะเป็นส่วนประกอบอันสำคัญของกระบวนการพัฒนา

            Solomon (1970:946) กิจกรรมขนาดเล็กที่สุด ที่สามารถจำแนก วิเคราะห์เพื่อการวางแผนและการบริหารได้

            Anderson and Ball (1978:34) กิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องมีการลงทุนในการดำเนินงาน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อการเปลี่ยนแปลงและเพื่อการแก้ปัญหาสังคม ทางเศรษฐกิจและการเมือง

            ประชุม รอดประเสริฐ (2529, หน้า 5) โครงการเป็นแผนงานที่จัดทำขึ้นอย่างมีระบบ โดยประกอบด้วยกิจกรรมย่อยหลายกิจกรรมที่ต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินงาน และคาดหวัง ที่จะได้รับผลตอบแทนอย่างคุ้มค่า แผนงานนี้จะต้องมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดในการดำเนินงานจะต้องมี วัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายอย่างชัดเจน จะต้องมีพื้นที่ในการดำเนินงานเพื่อให้บริการและสนอง ความต้องการของกลุ่มบุคคลในพื้นที่นั้น และจะต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานรับผิดชอบในการดำเนินงาน

          

           ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า โครงการ หมายถึง การดำเนินงานหรือกิจกรรมที่มีความสลับซับซ้อนที่ไม่เป็นงานประจำวัน มีการดำเนินงานในเวลาใดเวลาหนึ่งหรือมีการกำหนดระยะเวลา งบประมาณ ทรัพยากรการบริหาร และมีการออกแบบแนวทางการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ที่มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้า หรือผู้บริโภค เป็นสำคัญ ซึ่งองค์การโดยทั่วไปจะมีการกำหนดเป้าหมายที่มุ่งให้โครงการสามารถ ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า ในขณะที่โครงการจะมีการดำเนินงานควบคู่ไปกับงานประจำขององค์การด้วย แต่โครงการจะมีความแตกต่างออกไปจากหน้าที่ปฏิบัติปกติ สำหรับลักษณะของ โครงการ ได้แก่ มีการกำหนดวัตถุประสงค์ มีการระบุช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการ บุคลากร ที่มีความเชี่ยวชาญพิเศษจากฝ่ายต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการปฏิบัติ มีการดำเนินกิจกรรมที่ไม่เคย ปฏิบัติมาก่อน รวมทั้งมีการใช้เงินทุน เวลา และการปฏิบัติการ เป็นต้น

โครงการจึงเป็นกิจกรรมที่ได้รับการจัดทำขึ้นแล้วนำไปดำเนินการเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายของแผนงานที่ได้กำหนดไว้ โครงการทุกโครงการที่กำหนดขึ้นจะต้องสอดคล้องและสนับสนุนแผนงาน มีรูปแบบการดำเนินงานที่ได้จัดเตรียมได้อย่างมีระบบ การดำเนินงานของโครงการจะต้องเป็นที่ตกลงยอมรับและรับรู้กันทุกฝ่าย โครงการทุกโครงการจะต้องมีผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ รวมทั้งจะต้องได้รับการสนับสนุนเอาใจใส่ดูแลจากผู้เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ และที่สำคัญโครงการจะต้องได้รับการตรวจสอบและการประเมินอย่างจริงจัง ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานของโครงการบรรลุถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

พฤติกรรมองค์การ ตอนที่ 38 แนวคิดเชิงทฤษฎีต่อการจัดโครงสร้างองค์การ

แนวคิดเชิงทฤษฎีต่อการจัดโครงสร้างองค์การ (Theoretical approaches to organization design)

มีนักวิชาการได้พยายามค้นหาหลักการจัดโครงสร้างองค์การที่มีประสิทธิภาพและนำไปประยุกต์ใช้จริงในการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งทฤษฎีที่เกี่ยวเนื่องและมีอิทธิพลต่อพัฒนาการของหลักการจัดโครงสร้างองค์การร่วมสมัย แบ่งออกได้ 3 ทฤษฎี คือ

1.      การจัดโครงสร้างองค์การตามทฤษฎีแบบคลาสสิก (The Classical approach) บุคคลที่มีอิทธิพลต่อการวางรากฐานการจัดโครงสร้างองค์การตามแนวทางทฤษฎีแบบคลาสสิก คือ Max Weber ซึ่งได้เสนอแนวคิดทฤษฎีระบบราชการ (Bureaucracy Theory) หรือการจัดโครงสร้างองค์การที่มีการกำหนดงาน (Task) อำนาจหน้าที่รับผิดชอบ (Authority) และความสัมพันธ์ในการรายงาน (Reporting relationship) อย่างเป็นทางการ

การจัดโครงสร้างองค์การตามทฤษฎีระบบราชการ (Bureaucracy) ประกอบด้วย 6 ส่วนสำคัญ ดังนี้

1. การแบ่งงานกันทำอย่างชัดเจน (A clear-out division of labor)

2. สายการบังคับบัญชา (Chain of command)

3. กฎ ระเบียบ (Rules and regulation)

4. บุคลากรฝ่ายบริหาร (Administrative staff)

5. มีความสัมพันธ์กันอย่างเป็นทางการ (Impersonal)

6. การพิจารณาความดีความชอบ (Advancement system)

2.      การจัดโครงสร้างองค์การตามทฤษฎีพฤติกรรมศาสตร์ (Behavior approach) ทฤษฎีนี้จะให้ความสำคัญในเรื่องเกี่ยวกับมนุษย์เป็นหลัก โดยใช้แนวคิดการจัดองค์การแบบคลาสสิกมาเป็นฐานในการกำหนด “ตัวแบบเชิงพฤติกรรมศาสตร์” ซึ่งตัวแบบเชิงพฤติกรรมศาสตร์เพื่อการจัดโครงสร้างองค์การนั้น มี 2 แบบ คือ

            2.1 ทฤษฎีเชิงระบบของลิเคิร์ท (Likert’s system) Rensis Likert ได้ศึกษาถึงความสำคัญระหว่างการจัดโครงสร้างองค์การและประสิทธิภาพขององค์การ และได้พัฒนารูปแบบการจัดโครงสร้างได้ 4 ประเภท ได้แก่

            - ระบบ 1 เป็นองค์การแบบดั้งเดิมที่เน้นหนักความสำคัญไปที่อำนาจหน้าที่อย่างเป็นทางการและสายการบังคับบัญชาตามลำดับขั้น

            - ระบบ 2 เป็นการจัดองค์การที่มีลักษณะอยู่ค่อนไปทางที่เน้นอำนาจหน้าที่ของฝ่ายบริหารมากกว่าเน้นการสร้างความร่วมมือระหว่างพนักงานกับฝ่ายบริหาร

            - ระบบ 3 เป็นการจัดองค์การที่คล้ายกับระบบ 2 แต่ลักษณะองค์การจะอยู่ค่อนไปทางเน้นความร่วมมือระหว่างพนักงานกับฝ่ายบริหาร

            - ระบบ 4 เป็นการจัดองค์การที่มีการกระตุ้นให้สมาชิกในองค์การติดต่อสื่อสารอย่างอิสสระกับบุคคลหลายระดับ เป็นการประสานการทำกิจกรรมต่าง ๆ การให้ข้อมูลข่าวสารเพื่อการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

            2.2 ทฤษฎีระบบสังคมเทคโนโลยี (Sociotechnical System Theory) เป็นการจัดโครงสร้างองค์การที่ให้ความสำคัญในเรื่องความสัมพันธ์ของสมาชิกในองค์การ ระบบ เทคโนโลยีที่ใช้ในการผลิตสินค้าและบริการ และระดับการปฏิสัมพันธ์ขององค์การกับสภาพแวดล้อมภายนอก โดยมีแนวคิดว่าเทคโนโลยีเพื่อการดำเนินงานก็นับเป็นอีกปัจจัยที่มีผลกระทบต่อระบบสังคม เนื่องจากบุคลากรในองค์การอาจต้องมีความเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีเพื่อการผลิตสินค้าและบริการ ไม่ว่าการใช้เทคโนโลยีจะอยู่ในรูปแบบใดก็ตาม ดังนั้น ระบบเทคโนโลยีย่อมมีผลกระทบต่อทัศนคติ ความคิด และความพึงพอใจของพนักงานทั้งสิ้น

       3.  ทฤษฎีการจัดองค์การตามสถานการณ์ (The Contingency Approach) ทฤษฎีนี้มีความเห็นว่าไม่มีแนวทางการจัดโครงสร้างองค์การใดที่จะเหมาะสมกับองค์การทุกประเภท นอกจากนี้สภาพแวดล้อมทั้งภายนอกและภายในองค์การนั้นแตกต่าง หลากหลายกันออกไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ รูปแบบโครงสร้างองค์การที่เหมาะสมกับองค์การหนึ่งอาจไม่เหมาะสมกับอีกองค์การหนึ่งก็ได้ ดังนั้น ทางเลือกสำหรับการจัดโครงสร้างองค์การจึงแตกต่างหลากหลาย เปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์นั้น ๆ เป็นสำคัญ