การจัดการโครงการ ตอนที่ 4 ACTS Framework

ACTS Framework หรือโครงร่างที่เกี่ยวกับหน่วยงานที่ปฏิบัติ

(A = Agency, C = Cost, T = Time, S = Space) เป็นเครื่องมือที่ช่วยวิเคราะห์กิจกรรมที่อยู่ในแผนปฏิบัติงานในแต่ละโครงการ มีรูปแบบดังนี้

กิจกรรม      (1)	ผู้ดำเนินการ (2)	สถานที่     (3)	ระยะเวลา เริ่มต้น (4)	ระยะเวลาสิ้นสุด (5)	ค่าใช้จ่าย   (6)
กิจกรรม 1
กิจกรรม 2
กิจกรรม 3
กิจกรรม 4
กิจกรรม 5

ตารางจัดทำแผนปฏิบัติโครงการแบบ ACTS Framework

            ในการจัดทำแผนปฏิบัติแบบ ACTS Framework ผู้จัดทำจะเขียนชื่อกิจกรรมย่อยโดยระบุผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการของแต่ละกิจกรรม (Agency) สถานที่ทำกิจกรรม (Space) ระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรม (Time) และค่าใช้จ่ายของแต่ละกิจกรรม (Cost) ซึ่งเมื่อเขียนเป็นแผนออกมาแล้วจะทำให้ทราบได้ว่าทั้งโครงการจะใช้เวลาเท่าไหร่ในการดำเนินการ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ และผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนงาน ซึ่งทำให้สามารถติดตามงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการมีวิธีการจัดทำได้หลายรูปแบบ ซึ่งผู้จัดทำโครงการจะต้องพยายามศึกษาและวิเคราะห์วิธีการที่เป็นว่าเหมาะสมกับความต้องการและวิธีปฏิบัติของหน่วยงานให้มากที่สุด แต่ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำแผนรูปแบบใด ผู้จัดทำแผนปฏิบัติควรคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้ควบคู่ไปด้วย

 1.      ต้องจัดทำขึ้นอย่างระมัดระวังและรอบคอบ (Awareness)

 2.      แผนที่จัดทำขึ้นควรเป็นแผนที่มีเหตุมีผล (Validity)

 3.      เป็นแผนที่ถูกต้อง เชื่อถือได้ (Reliability)

 4.      สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง (Utility)

การจัดการโครงการ ตอนที่ 3 การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ

การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ

เพื่อให้การปฏิบัติโครงการบังเกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด ผู้ที่เกี่ยวข้องควรจะมีการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการตามขั้นตอนดังนี้

1.    พิจารณาหรือกำหนดปัญหา เป็นการวิเคราะห์สภาพปัญหา เพื่อกำหนดเป็นวัตถุประสงค์สำหรับการจัดทำแผน การวิเคราะห์ปัญหาจะต้องพิจารณาถึงสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ คือ

1.1  สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ ได้แก่ สภาพแวดล้อมทางด้านการเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี ตลอดจนกลุ่มอิทธิพลต่าง ๆ ที่จะมีผลต่อโครงการทั้งโดยตรงและโดยอ้อม

1.2  สภาพแวดล้อมภายในองค์การ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมที่จะก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์การ เช่น โครงสร้างองค์การ การบริหาร ทรัพยากร ความสามารถของบุคลากร

2.     กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ เป็นการกำหนดจุดหมายปลายทางที่ต้องการให้เกิดจากการปฏิบัติโครงการ เพื่อประโยชน์ในด้านการกำหนดทิศทางของการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง และมีความเป็นไปได้ในการปฏิบัติที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

การกำหนดวัตถุประสงค์ให้ยึดหลัก “SMART”

3.     กำหนดกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติโครงการ เป็นการกำหนดขั้นตอนของการปฏิบัติเพื่อให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายของโครงการที่ได้กำหนดไว้ กิจกรรมที่ดีควรจะต้องเป็นกิจกรรมที่สามารถปฏิบัติให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ และครอบคลุมถึงรายละเอียดที่สำคัญและจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน

แนวทางการกำหนดกิจกรรม

3.1  รวบรวมข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติงาน

3.2  วิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับนำมาใช้ในการกำหนดกิจกรรม

3.3  สร้างรูปแบบหรือขั้นตอนการดำเนินงานแต่ละกิจกรรม (Model)

3.4  กำหนดหลักเกณฑ์ (Criteria) ในการจัดการดำเนินงานของแต่ละกิจกรรม

3.5  กำหนดทรัพยากรและค่าใช้จ่ายของการดำเนินงาน

3.6  ทดสอบความเป็นไปได้ของแต่ละกิจกรรม

3.7  ตั้งเงื่อนไขหรือข้อกำหนดเบื้องต้นที่จะใช้ปฏิบัติกิจกรรม (ถ้ามี)

3.8  กำหนดกิจกรรมหรือทางเลือกที่จะใช้ปฏิบัติของโครงการ

4.     เลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติ เป็นการศึกษาเพื่อดูว่าจำนวนกิจกรรมที่มีอยู่ควรจะกำหนดความสำคัญก่อนหลัง หรือลำดับของกิจกรรมที่จะนำไปใช้ในการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และสามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการพิจารณาเลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรม

4.1  จะมีผลสนับสนุนการดำเนินงานของโครงการมาหรือน้อยเพียงใด

4.2  จะมีผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการได้มากหรือน้อยเพียงใด

4.3  จะมีผลต่อความก้าวหน้าหรือขยายกิจการของโครงการได้มากน้อยเพียงใด

4.4  เป็นกิจกรรมที่สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของโครงการมากหรือน้อยเพียงใด

4.5  ผลงานที่เกิดขึ้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อเนื่องในกิจกรรมอื่นได้มากหรือน้อยเพียงใด

5.     กำหนดแผนปฏิบัติ เป็นการกำหนดลำดับของกิจกรรมที่แสดงถึงความเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงของแต่ละกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินโครงการอย่างครบวงจร การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการนับเป็นส่วนที่สำคัญอย่างหนึ่ง เพราะจะเป็นการแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการพร้อมทั้งขั้นตอนสำหรับปฏิบัติอย่างเป็นระบบ ซึ่งทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ได้โดยง่ายและบรรลุวัตถุประสงค์

การจัดการโครงการ ตอนที่ 2 การบริหารโครงการ

วิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี (2549) ได้ให้ความหมายของการบริหารโครงการว่า เป็นการวางแผนและการบริหารทรัพยากรใด ๆ ทั้งตัวมนุษย์ และในเรื่องของงานโดยคาดคะเนทิศทางของโครงการตั้งแต่วันที่เริ่มต้นจนถึงวันเสร็จงาน รวมถึงการกำหนดช่วงเวลาในการปฏิบัติงาน ที่จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ และสามารถที่จะประมาณราคาของโครงการได้

รัตนา สายคณิต (2547) ได้สรุปความหมายของการบริหารโครงการ หมายถึง การทำหน้าที่ต่าง ๆ ทางด้านการบริหารได้แก่การวางแผน การจัดองค์กร การบังคับบัญชา การประสาน-งาน และการควบคุมการใช้ทรัพยากรของโครงการ เพื่อให้โครงการดำเนินไปได้และบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้

จากความหมายของการบริหารโครงการที่กล่าวเบื้องต้นแล้วนั้น สรุปได้ว่า การบริหารโครงการจึงเป็นการจัดการ การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสมและสมบูรณ์ที่สุด เพื่อให้การดำเนินโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยที่ทรัพยากรที่ต้องจัดการในที่นี้หมายถึงบุคลากร รวมถึงความเชี่ยวชาญและความสามารถที่มีอยู่ ความร่วมมือของทีมงาน เครื่องมือ เครื่องใช้ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ตลอดจนข้อมูลระบบงานเทคนิค เงินทุน และเวลา

ความจำเป็นในการวางแผนงาน

โครงการเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของแผนงาน แผนแต่ละแผนจะประกอบไปด้วยโครงการที่ต้องครอบคลุมงานทุกส่วนของแผน แผนไม่สามารถจะดำเนินไปได้ หรือดำเนินไปได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพหากแผนนั้นขาดโครงการหรือมีโครงการแต่ไม่ครอบคลุมงานที่จะต้องทำ ถ้าจะกล่าวโดยสรุป ก็อาจถือได้ว่าวัตถุประสงค์หนึ่งหรือจุดมุ่งหมายหนึ่งของแผนก็คือโครงการหนึ่งนั้นเอง

โครงการทุกโครงการจะต้องมีเป้าหมายและวิธีการที่ชัดเจน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายของโครงการ หากรายการปฏิบัติงานหรือโครงการมีความชัดเจนแล้ว ย่อมทำให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนโครงการมีกระบวนการและขั้นตอนเช่นเดียวกับกระบวนการวางแผนโดยทั่วไป คือประกอบด้วยกระบวนการ การกำหนดวัตถุประสงค์ การรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูล การค้นหาโอกาสและการพิจารณาถึงอุปสรรค ปัญหา การพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่เป็นไปได้ การเลือกแนวทางที่ดีที่สุด และกระบวนการตรวจสอบ ประเมินผลโครงการ

           การวางแผนโครงการมีความจำเป็นต่อแผนการปฏิบัติงานดังนี้

1.             ช่วยให้แผนมีความชัดเจน

2.             ช่วยให้การปฏิบัติตามแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

3.             ช่วยให้มีทรัพยากรใช้อย่างพอเพียง

4.             ช่วยให้แผนมีความเป็นไปได้สูง

5.             ช่วยลดความขัดแย้งและขจัดความซ้ำซ้อนในหน้าที่ความรับผิดชอบ

6.             สร้างทัศนคติที่ดีต่อบุคลากรในหน่วยงาน

7.             สร้างความมั่นคงให้กับแผนและสร้างความมั่นใจให้กับคณะทำงาน

8.             การควบคุมแผนงานทำได้ง่ายและไม่ซับซ้อน

            ความจำเป็นของการวางแผนโครงการอาจเป็นไปได้มาก แต่จุดสำคัญคือ เพื่อทำให้แผนมีความชัดเจนและเป็นแผนที่มีรายละเอียดนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างแท้จริง โครงการทุกโครงการควรต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของแผน และมีความเหมาะสม รัดกุมกับสภาพของงาน จึงจะทำให้แผนงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้