การจัดการโครงการ ตอนที่ 5 วงจรชีวิตของโครงการ (Project Life Cycle)

ส่วนประกอบและวงจรของโครงการ (Project Life Cycle)

            โครงการใด ๆ ที่กำหนดขึ้นย่อมต้องประกอบด้วยขั้นตอนการรวบรวมความคิดเพื่อการสร้างโครงการ จนกระทั่งถึงส่วนประกอบสุดท้ายที่เป็นการควบคุมและการประเมินผล ได้มีนักวิชาการและนักปฏิบัติการหลายท่านได้ให้แนวคิดเกี่ยวกับวงจรโครงการไว้ ดังนี้

Gray and Larson (2000) แสดงวงจรชีวิตของโครงการแบ่งออกเป็น 4 ขั้น ได้แก่

1. ขั้นกำหนดโครงการ (definitions) เป็นขั้นเริ่มต้นโครงการ ระดับความพยายามในขั้นนี้เริ่มขึ้นอย่างช้า ๆ งานในขั้นนี้ประกอบด้วยการระบุขอบเขตหรือคุณสมบัติเฉพาะโครงการ กำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ ระบุงานสำคัญ ๆ ที่ต้องทำและกำหนดผู้รับผิดชอบ และจัดกลุ่มคนร่วมงาน

2. ขั้นการวางแผนโครงการ (planning) เป็นขั้นที่ระดับความพยายามในขั้นนี้สูงขึ้น มีการจัดทำแผนโครงการ กำหนดเวลาของงานต่าง ๆ ทรัพยากรที่ต้องการ คุณภาพของงาน และงบประมาณที่ต้องการ

3. ขั้นปฏิบัติการโครงการ (execution) เป็นขั้นที่ระดับความพยายามสูงขึ้นมากในระยะต้นของขั้นนี้ เพราะมีการปฏิบัติงานต่าง ๆ ของโครงการ โครงการเป็นรูปร่างทั้งทางด้านกายภาพ และทางด้านจิตใจ มีมาตรการในการควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามเวลา ต้นทุน และผลงานที่ระบุ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้นบ้าง มีการจัดทำรายงานและตรวจสอบงานเป็นระยะ ๆ และระดับความพยายามจะลดลงในระยะปลาย ๆ ขั้น

            4. ขั้นส่งมอบโครงการ (delivery) งานในขั้นนี้ประกอบด้วยงานที่สำคัญ 2 งาน คือ งานที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลผลิตให้ลูกค้า (customer) หรือผู้ใช้ (user) และงานที่เกี่ยวกับการยุติโครงการ

Cleland and King ได้กล่าวถึงขั้นตอนตามวงจรชีวิตของโครงการ เป็น 5 ขั้นด้วยกันดังนี้

1. ขั้นความคิดริเริ่มโครงการ (conceptual phase) เป็นการริเริ่มแนวคิดโครงการอย่าง กว้าง ๆ วิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับความเสี่ยงและผลกระทบต่อเวลา ต้นทุนค่าใช้จ่าย และการทำงาน รวมทั้งผลกระทบต่อทรัพยากรขององค์กร วิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการที่เป็นทางเลือกเพื่อหาคำตอบเบื้องต้นว่าควรจะทำโครงการหรือไม่

2. ขั้นกำหนดโครงการ (definition phase) เป็นขั้นที่สองของวงจรชีวิตของโครงการ เป็นขั้นวิเคราะห์โครงการให้ลึกลงไปว่า โครงการนั้นจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง มากน้อยเท่าใด รวมทั้งกำหนดเวลา ต้นทุนค่าใช้จ่าย และผลงานที่ต้องการให้แน่นอนและสมจริง กำหนดปัจจัยอื่น ๆ ที่ต้องการเพื่อสนับสนุนให้โครงการเกิดขึ้นและดำเนินไปได้ เช่น นโยบายขององค์กร งบประมาณ วิธีการทำงาน เป็นต้น ระบุปัญหาข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ ระบุความเสี่ยงและความไม่แน่นอนของโครงการด้วย

3. ขั้นผลิต (production phase) เป็นขั้นที่ได้จัดทำแผนโครงการโดยละเอียด ระบุทรัพยากร และวิธีการบริหารทรัพยากรที่ต้องการเพื่อสนับสนุนกระบวนการผลิต เช่น สินค้า คงคลัง วัตถุดิบ แรงงาน ทุน เป็นต้น เริ่มทำการผลิต ก่อสร้าง หรือติดตั้งเครื่องจักร มีการจัดทำคู่มือเป็นการปฏิบัติงาน และแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ ให้พร้อมใช้งาน เช่น แบบฟอร์มการเบิกจ่ายเงิน บันทึกเวลาทำงาน การเบิกจ่ายพัสดุ เป็นต้น

4. ขั้นปฏิบัติการ (operational phase) ในขั้นนี้จะเกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ เช่น มีการใช้ผลงานของโครงการ โดยผู้ใช้อาจอยู่ในองค์กรเอง หรือเป็นลูกค้าขององค์กรก็ได้ ประสานผลงานของโครงการเข้ากับองค์กรที่เป็นเจ้าของ เช่น ถ้าผลงานของโครงการคือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ในขั้นนี้จะต้องมีการประสานผลิตภัณฑ์ใหม่ของโครงการเข้ากับแผนกหรือฝ่ายต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อการนำผลิตภัณฑ์เข้าสู่ตลาดตามวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ มีการประเมินโครงการทางด้านเทคนิค ด้านเศรษฐกิจและสังคม และประเมินระบบสนับสนุนต่างๆ ว่าเพียงพอต่อการปฏิบัติจริง ๆ ตามแผนโครงการหรือไม่

            5. ขั้นปิดโครงการ (Divestment phase) ในขั้นสุดท้ายของวงจรชีวิตโครงการนี้คือ การยุติโครงการ มีการถอนทรัพยากร (เช่น คน เครื่องจักร) คืนองค์กรหรือโยกย้ายไปโครงการอื่นๆ สรุปบทเรียนที่ได้จากโครงการเพื่อการพัฒนาโครงการอื่น

การจัดการโครงการ ตอนที่ 4 ACTS Framework

ACTS Framework หรือโครงร่างที่เกี่ยวกับหน่วยงานที่ปฏิบัติ

(A = Agency, C = Cost, T = Time, S = Space) เป็นเครื่องมือที่ช่วยวิเคราะห์กิจกรรมที่อยู่ในแผนปฏิบัติงานในแต่ละโครงการ มีรูปแบบดังนี้

กิจกรรม      (1)	ผู้ดำเนินการ (2)	สถานที่     (3)	ระยะเวลา เริ่มต้น (4)	ระยะเวลาสิ้นสุด (5)	ค่าใช้จ่าย   (6)
กิจกรรม 1
กิจกรรม 2
กิจกรรม 3
กิจกรรม 4
กิจกรรม 5

ตารางจัดทำแผนปฏิบัติโครงการแบบ ACTS Framework

            ในการจัดทำแผนปฏิบัติแบบ ACTS Framework ผู้จัดทำจะเขียนชื่อกิจกรรมย่อยโดยระบุผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการของแต่ละกิจกรรม (Agency) สถานที่ทำกิจกรรม (Space) ระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรม (Time) และค่าใช้จ่ายของแต่ละกิจกรรม (Cost) ซึ่งเมื่อเขียนเป็นแผนออกมาแล้วจะทำให้ทราบได้ว่าทั้งโครงการจะใช้เวลาเท่าไหร่ในการดำเนินการ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ และผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนงาน ซึ่งทำให้สามารถติดตามงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการมีวิธีการจัดทำได้หลายรูปแบบ ซึ่งผู้จัดทำโครงการจะต้องพยายามศึกษาและวิเคราะห์วิธีการที่เป็นว่าเหมาะสมกับความต้องการและวิธีปฏิบัติของหน่วยงานให้มากที่สุด แต่ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำแผนรูปแบบใด ผู้จัดทำแผนปฏิบัติควรคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้ควบคู่ไปด้วย

 1.      ต้องจัดทำขึ้นอย่างระมัดระวังและรอบคอบ (Awareness)

 2.      แผนที่จัดทำขึ้นควรเป็นแผนที่มีเหตุมีผล (Validity)

 3.      เป็นแผนที่ถูกต้อง เชื่อถือได้ (Reliability)

 4.      สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง (Utility)

การจัดการโครงการ ตอนที่ 3 การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ

การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ

เพื่อให้การปฏิบัติโครงการบังเกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด ผู้ที่เกี่ยวข้องควรจะมีการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการตามขั้นตอนดังนี้

1.    พิจารณาหรือกำหนดปัญหา เป็นการวิเคราะห์สภาพปัญหา เพื่อกำหนดเป็นวัตถุประสงค์สำหรับการจัดทำแผน การวิเคราะห์ปัญหาจะต้องพิจารณาถึงสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ คือ

1.1  สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ ได้แก่ สภาพแวดล้อมทางด้านการเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี ตลอดจนกลุ่มอิทธิพลต่าง ๆ ที่จะมีผลต่อโครงการทั้งโดยตรงและโดยอ้อม

1.2  สภาพแวดล้อมภายในองค์การ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมที่จะก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์การ เช่น โครงสร้างองค์การ การบริหาร ทรัพยากร ความสามารถของบุคลากร

2.     กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ เป็นการกำหนดจุดหมายปลายทางที่ต้องการให้เกิดจากการปฏิบัติโครงการ เพื่อประโยชน์ในด้านการกำหนดทิศทางของการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง และมีความเป็นไปได้ในการปฏิบัติที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

การกำหนดวัตถุประสงค์ให้ยึดหลัก “SMART”

3.     กำหนดกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติโครงการ เป็นการกำหนดขั้นตอนของการปฏิบัติเพื่อให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายของโครงการที่ได้กำหนดไว้ กิจกรรมที่ดีควรจะต้องเป็นกิจกรรมที่สามารถปฏิบัติให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ และครอบคลุมถึงรายละเอียดที่สำคัญและจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน

แนวทางการกำหนดกิจกรรม

3.1  รวบรวมข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติงาน

3.2  วิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับนำมาใช้ในการกำหนดกิจกรรม

3.3  สร้างรูปแบบหรือขั้นตอนการดำเนินงานแต่ละกิจกรรม (Model)

3.4  กำหนดหลักเกณฑ์ (Criteria) ในการจัดการดำเนินงานของแต่ละกิจกรรม

3.5  กำหนดทรัพยากรและค่าใช้จ่ายของการดำเนินงาน

3.6  ทดสอบความเป็นไปได้ของแต่ละกิจกรรม

3.7  ตั้งเงื่อนไขหรือข้อกำหนดเบื้องต้นที่จะใช้ปฏิบัติกิจกรรม (ถ้ามี)

3.8  กำหนดกิจกรรมหรือทางเลือกที่จะใช้ปฏิบัติของโครงการ

4.     เลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติ เป็นการศึกษาเพื่อดูว่าจำนวนกิจกรรมที่มีอยู่ควรจะกำหนดความสำคัญก่อนหลัง หรือลำดับของกิจกรรมที่จะนำไปใช้ในการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และสามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการพิจารณาเลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรม

4.1  จะมีผลสนับสนุนการดำเนินงานของโครงการมาหรือน้อยเพียงใด

4.2  จะมีผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการได้มากหรือน้อยเพียงใด

4.3  จะมีผลต่อความก้าวหน้าหรือขยายกิจการของโครงการได้มากน้อยเพียงใด

4.4  เป็นกิจกรรมที่สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของโครงการมากหรือน้อยเพียงใด

4.5  ผลงานที่เกิดขึ้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อเนื่องในกิจกรรมอื่นได้มากหรือน้อยเพียงใด

5.     กำหนดแผนปฏิบัติ เป็นการกำหนดลำดับของกิจกรรมที่แสดงถึงความเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงของแต่ละกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินโครงการอย่างครบวงจร การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการนับเป็นส่วนที่สำคัญอย่างหนึ่ง เพราะจะเป็นการแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการพร้อมทั้งขั้นตอนสำหรับปฏิบัติอย่างเป็นระบบ ซึ่งทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ได้โดยง่ายและบรรลุวัตถุประสงค์