การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการ
เพื่อให้การปฏิบัติโครงการบังเกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด ผู้ที่เกี่ยวข้องควรจะมีการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการตามขั้นตอนดังนี้
1. พิจารณาหรือกำหนดปัญหา เป็นการวิเคราะห์สภาพปัญหา เพื่อกำหนดเป็นวัตถุประสงค์สำหรับการจัดทำแผน การวิเคราะห์ปัญหาจะต้องพิจารณาถึงสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ คือ
1.1 สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ ได้แก่ สภาพแวดล้อมทางด้านการเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี ตลอดจนกลุ่มอิทธิพลต่าง ๆ ที่จะมีผลต่อโครงการทั้งโดยตรงและโดยอ้อม
1.2 สภาพแวดล้อมภายในองค์การ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมที่จะก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์การ เช่น โครงสร้างองค์การ การบริหาร ทรัพยากร ความสามารถของบุคลากร
2. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ เป็นการกำหนดจุดหมายปลายทางที่ต้องการให้เกิดจากการปฏิบัติโครงการ เพื่อประโยชน์ในด้านการกำหนดทิศทางของการจัดทำแผนปฏิบัติโครงการให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง และมีความเป็นไปได้ในการปฏิบัติที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
การกำหนดวัตถุประสงค์ให้ยึดหลัก “SMART”
3. กำหนดกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติโครงการ เป็นการกำหนดขั้นตอนของการปฏิบัติเพื่อให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายของโครงการที่ได้กำหนดไว้ กิจกรรมที่ดีควรจะต้องเป็นกิจกรรมที่สามารถปฏิบัติให้เกิดผลผลิตตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ และครอบคลุมถึงรายละเอียดที่สำคัญและจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน
แนวทางการกำหนดกิจกรรม
3.1 รวบรวมข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติงาน
3.2 วิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับนำมาใช้ในการกำหนดกิจกรรม
3.3 สร้างรูปแบบหรือขั้นตอนการดำเนินงานแต่ละกิจกรรม (Model)
3.4 กำหนดหลักเกณฑ์ (Criteria) ในการจัดการดำเนินงานของแต่ละกิจกรรม
3.5 กำหนดทรัพยากรและค่าใช้จ่ายของการดำเนินงาน
3.6 ทดสอบความเป็นไปได้ของแต่ละกิจกรรม
3.7 ตั้งเงื่อนไขหรือข้อกำหนดเบื้องต้นที่จะใช้ปฏิบัติกิจกรรม (ถ้ามี)
3.8 กำหนดกิจกรรมหรือทางเลือกที่จะใช้ปฏิบัติของโครงการ
4. เลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่จะใช้ปฏิบัติ เป็นการศึกษาเพื่อดูว่าจำนวนกิจกรรมที่มีอยู่ควรจะกำหนดความสำคัญก่อนหลัง หรือลำดับของกิจกรรมที่จะนำไปใช้ในการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และสามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางการพิจารณาเลือกและลำดับความสำคัญของกิจกรรม
4.1 จะมีผลสนับสนุนการดำเนินงานของโครงการมาหรือน้อยเพียงใด
4.2 จะมีผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการได้มากหรือน้อยเพียงใด
4.3 จะมีผลต่อความก้าวหน้าหรือขยายกิจการของโครงการได้มากน้อยเพียงใด
4.4 เป็นกิจกรรมที่สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของโครงการมากหรือน้อยเพียงใด
4.5 ผลงานที่เกิดขึ้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อเนื่องในกิจกรรมอื่นได้มากหรือน้อยเพียงใด
5. กำหนดแผนปฏิบัติ เป็นการกำหนดลำดับของกิจกรรมที่แสดงถึงความเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงของแต่ละกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินโครงการอย่างครบวงจร การจัดทำแผนปฏิบัติโครงการนับเป็นส่วนที่สำคัญอย่างหนึ่ง เพราะจะเป็นการแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการพร้อมทั้งขั้นตอนสำหรับปฏิบัติอย่างเป็นระบบ ซึ่งทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ได้โดยง่ายและบรรลุวัตถุประสงค์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น